首先，一定規(guī)模的人員流動與會議（展覽會）、會間或會后的游覽、購物、娛樂等活動能夠有機(jī)組織起來。 其次，舉辦會議或展覽會，發(fā)展都市旅游，都需要一些基本條件，如鮮明的城市形象、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、便捷的都市服務(wù)等。從城市社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的角度來看，會展 活動和旅游活動的開展擁有共同的基礎(chǔ)條件。

 

一個(gè)優(yōu)秀的會展旅游項(xiàng)目，不僅僅可以帶動更多的相關(guān)消費(fèi)，更重要的是可以增強(qiáng)會展活動的效果。會展與旅游的深層聯(lián)系，決定了會展旅游項(xiàng)目策劃與設(shè)計(jì)應(yīng)兼具會展活動與旅游活動的主要內(nèi)容，在結(jié)構(gòu)上應(yīng)主次明確且相互協(xié)調(diào)。一個(gè)成功的會展旅游項(xiàng)目劃，是會展與旅游充分結(jié)合，促使會展旅游者的滿意度達(dá)到最佳的基礎(chǔ)。

 

 

與傳統(tǒng)旅游項(xiàng)目相比，會展旅游項(xiàng)目的策劃表現(xiàn)出一定的特性:

首先，從時(shí)間管理上看，會展旅游項(xiàng)目具有區(qū)間性，起始時(shí)間相當(dāng)明確，各項(xiàng)活動的安排都有具體的日程。

 

其次，從內(nèi)容安排上來看，會展旅游項(xiàng)目具有專題性，圍繞會議或展會的主題而展開，各種會展旅游項(xiàng)目都是為展會的主題服務(wù)。

 

再次，從目標(biāo)市場的劃分來看，會展旅游者一般由兩部分構(gòu)成，即以實(shí)現(xiàn)一定經(jīng)濟(jì)目的而參展、參觀的專業(yè)人士，以及出于興趣、偏好等原因而參與其中的群體。

 

通常，兩類旅游者的活動內(nèi)容不盡相同。因此，會展旅游項(xiàng)目作為特殊的旅游項(xiàng)目，在策劃和設(shè)計(jì)上都與傳統(tǒng)的大眾旅游產(chǎn)品有所不同，一般說來，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下原則:

 

(1) 會展為主旅游為輔

參展商前往目的地的根本目的在于“會展”而非“旅游”，因此，在對會展旅游項(xiàng)進(jìn)行策劃和設(shè)計(jì)時(shí)，必須秉承“會展為主”的原則。

 

(2) 會展旅游項(xiàng)目需突出會展的主題

一般來說，大型的會展活動每一屆都會有一個(gè)特定的主題，會展旅游項(xiàng)目的策劃和設(shè)計(jì)必須以會展的主題為核心展開。

 

(3)適應(yīng)性強(qiáng)，留有較大的選擇余地

與普通的旅游者不同，盡管會展旅游者也是前往異地進(jìn)行旅行，但這種旅行活動并非是基于閑暇時(shí)間，而是基于工作時(shí)間。因此，會展旅游者在時(shí)間的安排上沒有太大的彈性空間，這就要求旅行社等服務(wù)企業(yè)所提供的服務(wù)必須具有更多的選擇性，這樣會展旅游者就可以根據(jù)自身的具體情況進(jìn)行選擇。

 

(4) 進(jìn)一步細(xì)化和區(qū)分目標(biāo)市場

會展旅游者作為一個(gè)細(xì)分市場還可以也必須再進(jìn)一步進(jìn)行細(xì)分。會展旅游策劃，首先應(yīng)明確區(qū)分為兩個(gè)主要的群體，即以參加會展為根本目的的專業(yè)參展商和采購商，以及興趣、好奇等原因而前往目的地的普通的旅游者。

 

(5) 注重文化內(nèi)涵的發(fā)掘

會展旅游既然是植根于會議、展會等事件的旅游項(xiàng)目，其參與者又是消費(fèi)能力和文化索質(zhì)“雙高”的群體，那么，必須充分發(fā)掘“事件”本身深層次的文化內(nèi)涵，并最終將文化物化于會展旅游的各項(xiàng)活動中。例如青島國際啤酒節(jié)的文化核心是“啤酒文化”，其各項(xiàng)活動的設(shè)計(jì)就與啤酒文化或者啤酒產(chǎn)業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。由于會展旅游者的商業(yè)意識強(qiáng)，文化素質(zhì)高，消費(fèi)能力強(qiáng)，且時(shí)間觀念強(qiáng)，因此他們參加旅游活動，通常有很強(qiáng)的獨(dú)立性，游覽一般發(fā)生在參展之后，多數(shù)是就近或順便游覽，應(yīng)針對這些會展旅游者以中短線為主，組團(tuán)靈活。