為了便于對項(xiàng)目活動策劃進(jìn)行控制，人們通常把一個項(xiàng)目從開始到結(jié)束的全過程按照先后順序劃分為若干階段。按照會展項(xiàng)目的特點(diǎn),可以把會展項(xiàng)目的周期分為四個階段。會展項(xiàng)目管理的過程就是這些階段的總和。

(一)項(xiàng)目啟動階段

會展項(xiàng)目的啟動也就是會展項(xiàng)目管理的起點(diǎn)，按照會展策劃的一般規(guī)律，會展項(xiàng)目的啟動是從市場調(diào)研開始的,然后經(jīng)過會展項(xiàng)目構(gòu)思直到會展項(xiàng)目的立項(xiàng)。

項(xiàng)目經(jīng)可行性論證后,申報(bào)到有關(guān)部門，經(jīng)過批準(zhǔn)后，會展項(xiàng)目就可以正式立項(xiàng)了。會展項(xiàng)目的立項(xiàng)，標(biāo)志著會展項(xiàng)目管理的過程進(jìn)人下一階段。

(二) 項(xiàng)目規(guī)劃階段

無論是策劃一個將持續(xù)兒天的膳宿會議，還是舉辦一個產(chǎn)品交易會策劃時間和投人的精力都將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出會議的舉辦時間。幾個人策劃、組織一次大型會議花上幾個月的時間根本不足為奇。合理的規(guī)劃是會展項(xiàng)目管理的基本組成部分，規(guī)劉內(nèi)容包括會展項(xiàng)目所實(shí)施的工作要素和活動時使用的一些技術(shù)，它涉及明確項(xiàng)目目標(biāo)、制定工作分析結(jié)構(gòu)以及確立工作責(zé)任矩陣。

(三) 項(xiàng)目執(zhí)行階段

會展項(xiàng)目執(zhí)行階段是使會展項(xiàng)目在既定的項(xiàng)目時間和項(xiàng)目預(yù)算中執(zhí)行的動態(tài)過程。它是為確保按時完成項(xiàng)目的一系列工作程序，包括項(xiàng)目活動分解的深入和細(xì)化、過程控制以及項(xiàng)目要素的調(diào)整等內(nèi)容。

在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單,并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理�；顒忧鍐螒�(yīng)該采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項(xiàng)目活動分解的深人和細(xì)化，工作分析結(jié)構(gòu)(WBS)可能會需要修改,這也會影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算,在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后,要更新項(xiàng)目工作分析結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。

對于大型展會項(xiàng)目,按照行業(yè)慣例，需要提前兩年就開始策劃，跟蹤行業(yè)趨勢并對原來的參展商和觀眾進(jìn)行調(diào)查。一年以后,就應(yīng)當(dāng)按照計(jì)劃描述的每月具體任務(wù)一步一步地執(zhí)行完成。